انواع نامگذاری امور، ویژگی های خود و هدف

سازمان مدیریت اسناد موثر در شرکت بدون ایجاد شرایط مناسب برای آن غیر ممکن است. или на бумажных носителях. یکی از آنها را به عنوان نامگذاری از امور به صورت الکترونیکی و یا بر روی کاغذ عمل می کند. اگر متخصص، که فعالیت ها با اسناد متصل است، بپرسید: "چه نوع نامگذاری امور هستند" - آن را با دقت باید آنها تماس بگیرید. واقعیت این است که چنین کارکنان موظف به دانستن طبقه بندی به سرعت خود را در اسناد و مدارک آرایه جهت.

طیف وسیعی از موارد: مفهوم، انواع، محتوا، ارزش

قبل از توصیف سفارش خلقت، اصطلاحات. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. انواع موارد نامگذاری دسته توسعه یافته در صورت تجویز از لیست سیستماتیک از نام مجتمع های اسناد تولید شده توسط این شرکت در طول فعالیت خود را، نشان می دهد دوره ذخیره سازی می باشد. آنها برای جستجو سریع از اعمال لازم ضروری است. به سرعت از معاملات بر روی طیف وسیعی از کیفیت بستگی دارد. لیست مورد استفاده برای توزیع و گروه عمل می کند در پوشه، شاخص بندی دوره احتباس امن اجرا شده است. آنها را فراهم ساخت فایل مرجع و به عنوان یک منبع از اطلاعات حسابداری خدمت می کنند. , как типовая, примерная, индивидуальная. در عمل، این نوع از نامگذاری آثار مانند یک معمولی، فرد نمونه استفاده می شود. این شرکت موظف است به طور مستقل توسعه یک لیست با توجه به ویژگی های فعالیت های خود را.

مقررات

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. با توجه به طیف وسیعی از انواع موارد، ویژگی ها و هدف خود را، مقررات قوانین مورد استفاده در تدوین آنها تعریف می کند. زیر در تشکیل لیست:

1. مشاهده وحدت از روش ها برای حسابداری، توصیف، سازماندهی، جستجو، و ذخیره سازی اسناد.
2. استفاده از نمایه سازی. این فراهم می کند اصلاحات، اصلاحات و اضافات به بخش های مربوطه در لیست.
3. کنترل شاخص ثبات.

ویژگی های عمومی

, указанные выше. اجازه دهید که هدف و طیف وسیعی از انواع موارد ذکر شده در بالا را بررسی کند. لیست منحصر به فردی برای یک سازمان خاص توسعه یافته است. آنها منعکس کننده اسناد مورد استفاده برای فعالیت های روزمره آن است. در همان صنعت تمایل به درگیر شرکت هایی که استفاده از همان نوع از اعمال. номенклатуры дел. برای اتحاد و گروه های خود را با استفاده نامگذاری استاندارد و در مورد E امور. در حالت دوم یک پیشنهاد است. дел являются обязательными. انواع معمولی از موارد نامگذاری الزامی است. آنها معمولا با شاخص لباس به آن برای شرکت در سراسر صنعت (سیستم) نصب شده است. نامگذاری نمونه و مثال زدنی وارد سازمان پدر و مادر. آنها به عنوان پایه ای برای تشکیل لیست فردی برای کسب و کار خاص خدمت می کنند. آنها، به نوبه خود، به توافق با ساختارهای بالاتر است. находятся в ведении квалифицированных специалистов. انواع نامگذاری امور و طراحی آنها توسط متخصصین مجرب اجرا کنید. آنها به موجودی ها و سازمان کار با آنها را جلب کرد. نامگذاری تشکیل باید با دفتر و آرشیو کسب و کار هماهنگ شده است.

عامل مهم

نامگذاری امور باید در هر شرکت صرف نظر از وجود یک استاندارد و یا موجودی وجود داشته باشد. برای سازمان در نظر گرفته شده توسعه بهینه از سند تلفیقی. подразделений. این شامل تمام انواع نامگذاری بخش های امور. لیست تثبیت با آرشیو مناسب توافق بستگی دارد. پس از تصویب آن، رهبر در واحدهای ساختاری بخش های تخلیه برای استفاده در کار خود منتقل شده است.

جزئیات آماده سازی

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. برای کارکنان، توسعه چک لیست، مهم است بدانید که نه تنها آنچه را که انواع مختلف نامگذاری امور، بلکه ترکیب، تعداد اسناد مورد استفاده در این شرکت می باشد. در فعالیت های آن، کارشناسان استفاده از موقعیت سازمان، در حال حاضر و فهرست سال گذشته اعمال، نیروی انسانی، طبقه بندی، موجودی، فایل مرجع و غیره. این طرح طبقه بندی نامگذاری در درجه اول در ساختار شرکت بستگی دارد. اهمیت قابل توجهی و توابع است که متوجه سازمان است. در این راستا، به عنوان دسته طبقه بندی می تواند به عنوان بخش داخلی و وظایف مدیریت عمل می کنند.

انواع سند

طیف وسیعی از موارد باید تمام اعمال که منعکس کننده فعالیت های این شرکت عبارتند از. اسناد و مدارک که توسط انجمن های عمومی استفاده می شود در فهرست سازمان های که با آنها ایجاد شد گنجانده شده است. در نامگذاری ممکن است کسب و کار حاضر و ناتمام که از شرکت های شخص ثالث برای راه حل، فایل مرجع آمد. در لیستی از انتشارات گنجانده نشده است. این موارد شامل، از جمله، شامل تصمیمات مجموعه ها، بولتن ها، راهنما، مجلات مرجع، روزنامه ها، مجلات، علائم و غیره. آیا وسیعی از حروف و سایر مواد کمکی، که از جهات اصلی سازمان را منعکس نمی کند را شامل نمی شود.

نظم عمومی

списка разделов и подразделов классификационной схемы. متن این نامگذاری از موارد به شکل یک لیست از بخش ها و زیر از طرح طبقه بندی می شود. در همان زمان مشخص اسناد هدر پیچیده است. اطلاعات لازم از اسناد در قالب بیانیه ثبت شده است. پس از آن، آنها را در شکل گیری مورد پروژه استفاده می شود. این فهرست ممکن در قالب یک جدول به نظر می رسد. به عنوان مثال:

نامگذاری از امور در نوع مدرسه اصلاحی 8

تعیین زبان برای نوشتن شرح تصاویر

از آن است که با توجه به قوانین تاسیس انجام شده است. به طور خاص، باید:

1. در شکل کلی دقت منعکس کننده محتوای مورد، ترکیب اسنادی که در آن قرار می گیرد، گونه ها و لوازم جانبی عملکردی است.
2. شامل اتصالات اتصال عناصر مرتب شده در یک توالی روشن است:

• نام از نوع و زیر گروه. این ممکن است یک ورود به سیستم مکاتبات، سفارشات، پروتکل ها، و غیره.
• نام سازمان / واحد ساختاری است. باید اطلاعات در مورد توسعه / نویسنده سند وجود دارد باشد.
• نام این شرکت، که به خطاب یا که از آن قرار است به اعمالی که در مورد قرار داده است.
• شرح مختصری از اسناد.
• نام این سرزمین، که با محتوای اعمال در ارتباط است.
• دوره (تاریخ)، که اسناد در مورد قرار داده است. همچنین این اطلاعات در دسترس بودن نسخه فراهم می کند.

اعمال بر روی یک موضوع

در تدوین عناوین موارد که در آن وجود دارد از جمله مقالات، اگر آنها دنباله اعدام، کلمه "اسناد" را شامل نیست، و در پایان (داخل پرانتز) نشان می دهد نوع اصلی است. این ممکن است به گزارش ها، طرح ها، و غیره فرمول ممکن است برای مثال به شرح زیر :. شود "اسناد و مدارک در سمینارها در آرشیو در شرکت (لیستی از انتشارات آموزش توصیه می شود، لیست)."

مکاتبات

موارد سرعنوان که در آن موجود است، شامل مدت مناسب است. پس از کلمه "مکاتبات" نشان می دهد، در چه موضوع و از آنها آن را انجام شده است. در عنوان موارد که در آن حروف خبرنگاران همگن، نام خود را داده نشده است. در عوض، آنها نشان می دهد یک گونه رایج است. جمله بندی، برای مثال، ممکن است به این: "مکاتبه با شاخه در گزارش سالانه این سازمان و برنامه ریزی." اگر حروف در خبرنگاران متنوع وجود دارد، آنها نیز ذکر شده است. در این مورد، نشان می دهد تنها موضوع از ارتباطات است. به عنوان مثال: "مکاتبات در امور مربوط به اقتباس از کارکنان" نام یک خبرنگار خاص نشان می دهد تنها زمانی که در واقع تنها شامل حروف را به او و از او.

اسناد مربوط به یک محل خاص

اگر همه چیز از چنین اعمال تشکیل، عناوین نام مشخص مربوط به واحد اداری، ارضی است. آن را باید به حساب تعدادی از تفاوت های ظریف را انجام دهید:

1. اگر محتوای مجموعه ای از اسناد شامل چندین منطقه همگن، نام خاص خود را دارند در لیست وجود ندارد. در این مورد، با توجه به نام مدل کلی آنها. جمله بندی ممکن است: "اسناد در این سازمان از تعامل سران دفاع برای مبارزه با تروریسم."
2. اگر محتوای این است که یکی از واحد اداری ارضی مربوط، نام خود را نشان داد در هدر.

علاوه بر این

در موارد تیتر، که برنامه ریزی اسناد شامل / اظهارات شامل اطلاعات در مورد دوره که برای آنها تشکیل شده است. این ممکن است یک فصل یا سال، نیم سال. عناوین موارد استفاده می شود به طور خلاصه اسناد همگن، نام خانوادگی در جمع نشان داد. به عنوان مثال: "سفارشات در ارتقاء کارکنان از سازمان است."

ایجاد حجم

نام قطعات آن - در مواردی که فرض بر این است که آن را از چندین بخش تشکیل (به عنوان مثال، با مقدار قابل توجهی از اسناد و مدارک)، برای اولین بار یک ضربه مشترک، و پس از آن (در صورت لزوم) فرموله شده است. آخرین تابع به روز رسانی انجام شده است. به عنوان مثال: "یادداشت برای 2015"، "جلد 1. یادداشت برای نیمه 1 از 2015". در این دوره از شکل گیری و ترخیص کالا از گمرک مجتمع هدر می توان اسناد مشخص شده است. در همان زمان آن را ممنوع گنجاندن در آنها ساده، جمله بندی غیر اختصاصی. به طور خاص، آن است که اجازه استفاده از کلماتی مانند "متفاوت"، "مکاتبات عمومی" و غیره. توصیه می شود برای جلوگیری از استفاده از نوبت پیچیده و کلمات مقدماتی.

ساده

می توان آن را به دو روش انجام می شود:

1. در هنگام تشکیل این نامگذاری از کل سازمان به بالای لیست تحمل سرفصل در کسب و کار، از جمله اقدامات اداری و سازمانی. در مرحله بعد، به ترتیب اهمیت خود را به نشان می دهد نام دسته های دیگر (قراردادی، برنامه ریزی و گزارش، و غیره). تحکیم موارد در ساختار پارتیشن، و همچنین تخصیص آخرین نام باید در اعمال رابطه خاص و کاربردی در درون آنها است.
2. در شکل گیری یک فهرست تلفیقی از نام های از بخش به طور مستقیم نام بخش بر اساس آن طرح های طبقه بندی شده است عمل می کنند. نام ها با توجه به نیروی انسانی مرتب شده اند.

تعریف و به لحاظ

دوره پیش تنظیم برای اطمینان از سازمان نظارت منظم از اجرای آنها، تنظیم به موقع از حالت ذخیره سازی لازم است. به عنوان مثال، ممکن است از زمان به طور موقت به دائم متفاوت است، اگر دلایلی برای این وجود دارد. مدت مقرر باید مطابق با مدل داده (دپارتمان) لیستی از اسناد است که در طول بهره برداری از شرکت ایجاد می شود. اگر چنین لیستی در دسترس نیست، استفاده از تقریبی / نامگذاری معمولی است. تعیین دوره حفظ همچنین می توانید با هماهنگی مقامات صالح و شایسته آرشیو فدرال انجام می شود.

تعیین شاخص

از آن است که برای شناسایی عملیاتی و بدون خطا از موارد و اسناد موجود در آنها انجام شده است. صفحه اول نشان دهنده یک نماد تشکیل با اعداد عربی. این ممکن است شامل بخش کد با علاوه بر این از شماره سریال مورد (با یک خط تیره). به عنوان مثال، بخش حسابداری است کد 05. اختصاص داده به عنوان یک سند، بخش باز از طرفداران گزارش سالانه. بر این اساس، مورد که شامل عمل، به عنوان بخشی از فهرست تلفیقی شاخص 5/1 است.