مستندات فرایندهای زمانی که اجرای یک رویکرد فرآیندی در بخش خدمات

با مقدمه ای از رویکرد فرآیندی یکی از مراحل است به مستندسازی فرایندهای. این یکی از نقاط عطف برای پیاده سازی است و در واقع این روند بسیار طولانی و پر زحمت است که نیاز به مقدار زیادی از زمان و تلاش است. در هر سازمان، تعداد زیادی از فرآیندها و بسیاری از آنها بسیار مبهم است. این ویژگی فرآیندهای مختلف در سازمان های بخش خدمات.

توضیحات و مستندات فرایندهای خدماتی در این مثال از یک شرکت مشاور و متخصص در زمینه در نظر بگیرید مدیریت کیفیت و تجزیه و تحلیل های آماری.

برای توصیف و مستند سازی فرآیند تأمین می توانید وسایل مختلف استفاده کنید: روابط نقشه برداری، فلوچارت، نمودار جریان، روند نقشه یک برنامه شبکه ، و غیره

قبل از اینکه شما شروع ردیابی یک نمودار جریان فرایند دقیق، اغلب نیاز به ایجاد یک تصویر کلی تر از است که در این فرآیند نقش و چگونه آنها با یکدیگر و با جهان خارج ارتباط برقرار کند. این امر به ویژه مهم است که تعداد زیادی از شرکت کنندگان در این فرآیند است. و در این مورد، ممکن است بسیار دشوار است برای سازماندهی مراحل منحصر به فرد از روند. کارت اتصالات داخلی تهیه پیش نویس - اولین گام در این کار.

برای تعیین تعامل باید به وضوح درک این فرآیند است. برای فرایند ارائه خدمات مشاوره شرکت متخصص در زمینه مدیریت کیفیت و تجزیه و تحلیل آماری از دنباله ای از اعمال به شرح زیر است:

1) مشتری مکان سفارش برای یک پروژه در بخش مشاوره، ارائه اطلاعات در اختیار داشتن آن؛

2) بخش مشاوره سفارش و اطلاعات در بازاریابی و برنامه ریزی اداره می فرستد.

3) بازاریابی و برنامه ریزی بخش تجزیه و تحلیل داده ها و اطلاعات لازم را از تامین کننده، و پس از آن توسعه یک طرح پروژه و آن را به مشتری برای تصویب و سپس به بخش متخصص می فرستد.

4) کارشناس در داده های دریافت شده بر اساس جدا شده و توسعه طرح پیش نویس طرح است که در مشتری تایید شده است.

5) تصویب طرح را به یک پروژه به پایان رسید (بخش متخصص) ساخته شده و فرستاده شده به بخش کیفیت برای ارزیابی انطباق؛

6) بخش کیفیت بخش مشاوره پروژه به پایان رسید می فرستد.

7) گروه مشاوره پروژه به مشتری، که به ارزیابی کیفیت خدمات انجام شده را فراهم می کند.

8) پروژه تمام شده است برای تجدید نظر ارسال در صورت لزوم.

این ترتیب، روند از خدمات مشاوره شرکت متخصص در مدیریت کیفیت و تجزیه و تحلیل آماری چرخه PDCA به طور کامل سازگار است [3].

برای ساخت نقشه های روابط لازم برای تعریف ورودی و خروجی از فرایند است. در این مورد، ورودی عبارتند از: مشتریان، کارکنان، منابع اطلاعاتی، نرم افزار، زیرساخت ها، تجهیزات دفتری و اداری، روش ها و تکنیک، فن آوری های جدید. برای خروجی - آماده به کیفیت خدمات (طراحی، مشاوره، و غیره) هزینه.

مرحله بعدی ساخت نقشه رابطه این است که تعیین ذینفعان: مشتریان، ادارات و فرد فرد پرسنل، تامین کنندگان، به عنوان مثال همه کسانی که در یا نفوذ را بر روی او.

برای تعیین شرکت کنندگان در روند ارائه خدمات لازم به تجزیه و تحلیل تمام ادارات شرکت ها، منابع، تامین کننده و یکی از مناسب برای مشارکت در روند انتخاب کنید. بنابراین، سهامداران زیر شناسایی شده اند: مشتریان، مشاوره بخش، بازاریابی و بخش برنامه ریزی، ارائه دهندگان اطلاعات، بخش مشاوره، بخش کیفیت.

پس از ایجاد ترکیب شرکت کنندگان بالقوه در فرآیند برای تعیین نوع تعامل بین آنها. برای این کار، تنظیم سیستم های arrow.

روابط نقشه بر اساس بالا ساخته شده است.

بنابراین، بر اساس تمام موارد فوق، می توان نتیجه گرفت که روند - اجرای دنباله ای از توابع (کار، عملیات)، با هدف ایجاد یک نتیجه است که ارزش به مشتری است.

فرآیندهای باید باشد:

- به طور مداوم، سازگار باشد، مستند،

- با هدف ایجاد نتیجه است که ارزش به مشتری،

- کنترل، که شده است، ارائه نقاط، روش ها و ابزار کنترل،

- عقلانی مرتب برای جلوگیری از "بازگشت" و یا عملیات اضافی و ناکارآمد - کانال های انتقال اطلاعات و غیره ارائه شده است.

صحبت در مورد نقش رویکرد فرآیندی به سیستم مدیریت کیفیت، باید توجه داشت که نقش فرآیندهای در هر سیستم به اندازه کافی بزرگ است. از آنجا که SMC به مدیریت است - این شرکت باید تمام فرآیندهای مرتبط با آن را کنترل کنید.