قوانین مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی. نامه کسب و کار: نمونه. نحوه ارسال یک ایمیل

در طول ده سال گذشته، مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی محبوبیت بسیار زیاد به دست آورده است و یکی از روش های اصلی ارتباطات کسب و کار شد. امروز آن را دشوار است به پیدا کردن کسی که در عمل ارتباط بین فردی می ایمیل استفاده نمی کنند. با وجود این، بسیاری از مردم امروز بدانم چگونه به ارسال یک ایمیل به طوری که تمام قوانین دنبال شده؟ همانطور که با کمک حروف صالح فرم دریافت کننده یک احساس خوب در مورد فرستنده؟

این مقاله توصیف قواعد مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی، و توصیه های عملی ارائه شده در این مقاله برای کمک به یادگیری ارتباطات کسب و کار مناسب در تهیه ایمیل.

بسیاری از شروع روز کاری خود را فقط به بررسی صندوق پستی برای پیام های جدید. اما، متاسفانه، با وجود شیوع این روش تبادل اطلاعات، بسیاری از مردم نمی دانند که چگونه به درستی استفاده از زبان مکاتبات کسب و کار، گرفتن ایمیل برای یک راه رسمی برای برقراری ارتباط.

با توجه به سرعت تحویل از ایمیل های آن تسهیل تبادل اسناد رسمی مهم، فرم ها، برنامه های کاربردی، اما در اینجا مردم اشتباه هنگام ارسال ایمیل. خیلی اوقات اتفاق می افتد که در تهیه تبادل ایمیل با هر گونه فایل های به هر دلیلی از مقالات همراه تلقی نمی مخاطب و موضوع، که می تواند کار دریافت کنندگان را پیچیده مناسب نیست. هدف از این مقاله به پاسخ به این سوال: چگونه به ارسال یک پست الکترونیکی، و رعایت تمام قوانین کسب و کار نوشته های ارتباطی با استفاده از ایمیل؟

در تدوین ایمیل باید در تمام زمینه های پر شود

قوانین مکاتبات کسب و کار از طریق ایمیل نیاز فرستنده برای پر کردن در تمام زمینه های ارائه شده در ایمیل، مانند آدرس و نام گیرنده و فرستنده. آن را لزوما باید به عنوان یک موضوع که به طور خلاصه جوهر نامه ارسال شده به توصیف توصیف کرد. خیلی اوقات به درستی توسط تم سرنوشت حروف و سرعت برای حل این مشکل مقرر شده در آن ارسال گردیده است. ایمیل کسب و کار باید با تبریک آغاز - این عبارت ساده احترام به دریافت کننده برای تمام مکاتبات بسیار مهم است. پس از تبریک باید توسط متن، که به نام "متن نامه"، و در پایان به دنبال چپ یک امضا، برای مثال، "با احترام، برایس پیتر ایوانویچ."

پستال در مکاتبات کسب و کار

در این لحظه ما بیشتر باید تیز تمرکز خود را، به عنوان یک ژست احترام در هر جنبه ای از ارتباطات کسب و کار بسیار مهم است. عبارت پستال مطلوب "صبح به خیر" یا "سلام." مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی فرستنده محدودیت در استفاده از عبارت "عصر به خیر" و یا "صبح بخیر"، به عنوان دریافت کننده می توانید نامه ای طولانی پس از دریافت آن را بخواند. آن را نیز درست به استفاده از در سلام عبارات محاوره مورد استفاده در نمی مکالمه گاه به گاه.

پس از کلمات یا عبارات خوش آمدید باید به گیرنده های نام و نام خانوادگی ساخته شده، به عنوان اگر نام فرستنده ناشناخته است، این نقطه را می توان حذف می شوند. پس از این سخنرانی استقبال می توانید به ارائه نامه هدف حرکت می کند.

فایل های پیوست در مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی

اگر هدف اصلی از نوشتن است که نه تنها داستان و ارائه موضوع، بلکه دولت از فایل نوشته شده است، بهتر است به چوب به ارسال اشیاء در وهله اول. اغلب اتفاق می افتد که بسیاری از شرکت های باربری، به دلیل سهل انگاری، ترسیم جوهر از درخواست در متن این نامه، فراموش کنید که پیوست سرمایه گذاری لازم است. این سهل انگاری ممکن است منفی شهرت کسب و کار کسب و کار از فرستنده را تحت تاثیر قرار.

پست الکترونیک باید تشخیص و مختصر باشد

مکاتبات کسب و کار توسط قوانین پست الکترونیکی نیاز به فرستنده به یک نام ایمیل تشخیص، که باید اطلاعات صحیح در مورد نام فرستنده ادامه می دهند. بسیار مختصر و نه نگاه احمقانه، نامه های رسمی و تجدید نظر، زمانی که آدرس الکترونیکی نشان داد عبارت رسمی و یا کلمات، برای مثال، از طریق پست الکترونیکی «limon_petya». بسیار undignified برای یک فرد بزرگسال به نظر می رسد. برای کسب و کار مکاتبات بهتر است برای ایجاد یک آدرس ایمیل جداگانه و رعایت قوانین و مقررات از مکاتبات کسب و کار از طریق ایمیل.

با استفاده از تابع سریع پاسخ (پاسخ) بر پاسخ قبلا نامه دریافت

پاسخ تابع یا پاسخ (در شکل خلاصه به نظر می رسد :) پاسخ کمک می کند تا کاربران یک راه سریع برای پاسخ به پیش از آن به فرستنده پیام ارسال می شود. این تابع نیز دارای یک برنامه جهانی برای خواندن مکالمه قبلی با فرد در یک موضوع داده. اما قواعد مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی نیاز به فرستنده به تغییر نام موضوع نوشتن کسب و کار، اگر در زمان بحث مکاتبات تغییر کرده است.

قبل از ارسال نامه ای کسب و کار باید برای تلفظ و نقطه گذاری غلط گیری

پست الکترونیک را آسان می کند به تبادل اطلاعات، اما مکاتبات کسب و کار باید قواعد زبان روسی غفلت نیست، به عنوان بستری اشتباه بی دقتی می تواند به اعتبار فرستنده را تحت تاثیر قرار. قبل از اینکه شما یک ایمیل ارسال کنید، شما باید متن را چندین بار ببینید و به طور کامل برای خطاهای ofograficheskih و نقطه گذاری تیک بزنید. بسیاری از مشتریان ایمیل یک ویژگی غلطگیر، بنابراین شما باید با توجه به کلمات به رنگ قرمز تاکید پرداخت. اگر شک دارید که از املای درست، شما باید به کمک از اینترنت و یا به دنبال بررسی املا با استفاده از فرهنگ لغت املایی.

درست مخاطب باید در آخرین نوبه خود پر

برای جلوگیری از ارسال نامه های ناتمام و یا تغییر نیافته از آدرس مقصد یک نامه کسب و کار باید در نیک از زمان به پایان قبل از ارسال. این قانون نیز در اصول مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی گنجانده شده است. اتفاق می افتد که هنگام پر کردن زمینه های مقصد پست الکترونیکی به ارائه یک لیست از قبلا توسط گیرنده استفاده می شود، آن را نیز باید تمرکز خود را به منظور به اشتباه ارسال نامه ای کسب و کار تا توسط مخاطب کشیده تیز.

ساختار یک نامه اداری

قوانین ساختار متن نه تنها به مقاله بلکه به قوانین مکاتبات کسب و کار از طریق پست الکترونیکی اعمال می شود. این است که همیشه راحت به گیرنده مقادیر زیادی از پیام های متنی بر روی صفحه نمایش به عنوان خوانده شده. برای ساده کردن این نقطه باید برای شکستن متن به منطقی تشکیل پاراگراف کوچک و جلوگیری از نوشتن نامه های تجاری پیشنهادات متن پیچیده است. طول دوره مطلوب یک جمله در نامه کسب و کار نباید بیش از پانزده کلمات باشد.

جوهر یک نامه کسب و کار باید در محاسن ارائه

علاوه بر این موضوع یک نامه کسب و کار، دریافت کننده باید علاقه و وضوح فرموله اولین و جمله دوم متن بدن. وظیفه فرستنده است به ارائه در آغاز نوشتن مشکل یا مسئله که در آن او به گیرنده آدرس. در جمله اول، باید آن را تعیین هدف آن به نامه کسب و کار ارسال می شود. نمونه: "ما اطلاع شما که شرایط مسئولیت تحت قرارداد №45 از 2017/02/01،" در قرار دادن مواد فله "رو به پایان است. برای تمدید قرارداد، شما باید یک بسته دوم از اسناد را ارسال کنید. " با تشکر از گیرنده هدف تعیین شده قادر به درک ایده اصلی یک نامه کسب و کار است. اگر حروف متن خیلی بزرگ است، بهتر است به سود تسهیلات از اتصال یک تابع سرمایه گذاری در قالب یک سند متنی، اما با یک جعبه متن باید به مقاله همراه است که روشنگر نامه کسب و کار است. نمونه: "من به شما ارسال می کنم به معرفی یک نسخه الکترونیکی از نامه" مک عمل ". لطفا تصمیم خود را به اطلاع در فرمت قرارداد №45 از 2017/02/01، "در قرار دادن مواد فله" در نامه ای به مهلت. "

برای هر ایمیل کسب و کار باید پاسخ داده شود

نمونه های منفی از مکاتبات کسب و کار وجود دارد، دریافت کننده نامه کسب و کار، به هر دلیل نادیده می گیرد. گاهی اوقات آن را در واقع ممکن است موارد که در آن پاسخ می تواند به دلیل شرایط خاص داده شود، به عنوان مثال، حل بلند به مشکل ممکن است چند روز طول بکشد و یا دریافت کننده در تفکر است و نمی تواند بلافاصله به این سوال پاسخ باشد. در این مورد، یک نظر کوتاه در مورد این موضوع، برای مثال، "سلام، پیتر ایوانویچ داده شود. من دریافت کرده اند نامه خود را، اما امروز پیدا کردن آن مشکل برای پاسخ به، چرا که من به مشورت با مافوق. من مشکل خود را به مدیر کل شرکت ما گزارش کنید و یک پاسخ رسمی پایان هفته است. ارادتمند، مدیر فروش بیلوف ایوان Gennadevich. "

ارزش یادآوری دارد که در صورت عدم پاسخ است ظرف سه روز کاری داده می شود، این واقعیت است که سکوت حرف کسب و کار دریافت کننده می تواند به عنوان بی توجهی و یا عدم برآورد برای برقراری ارتباط با فرستنده است.

در طراحی پاسخ نامه باید تمام سوالات مطرح شده پاسخ

اگر نامه ای است به یک گیرنده خطاب باید شخصیت زمانی که رسم تا نامه باید پاسخ به سوالات به اولویت بندی، در حال حاضر در متن به دست آمده از نامه کسب و کار است که ارائه دهنده سئوال شود. اگر سوال خواسته شد، فرستنده، انتظار دریافت پاسخ خاص. در طراحی نامه پاسخ شما باید شماره نمی شود، شما فقط نیاز به بیان افکار به منظور. برای پاسخ به همه این پرسش ها، شما ابتدا نیاز به دوباره خواندن چندین بار دریافت نامه کسب و کار، و اگر بیش از حد بسیاری از سوالات، بهتر است به آنها ارسال به طور جداگانه، برای جلوگیری از دست رفته است. اگر شما می توانید پاسخ به برخی از این سوالات را فراهم نمی کند، به اشاره است که در حال حاضر، به هر دلیل، پاسخ نمی تواند داده شود لازم است.

آیا کلمات اختصاری، طراحی عاطفی سوء استفاده نمی کند و سرمایه گذاری

نمونه های منفی از مکاتبات کسب و کار، که در آن است فرستنده رقیق شده، با استفاده از نشانه های غیر رسمی در قالب لبخند وجود دارد. استفاده از آنها محبوب در شبکه های اجتماعی است، اما قوانین مکاتبات کسب و کار چنین صفحه نمایش از احساسات استقبال نمی شود، زیرا دریافت کننده نمی تواند ارزش واقعی خود را می دانید، و قبول آنها را به عنوان غیر قابل درک به او مجموعه ای از خطاهای نقطه گذاری.

شایان به رها کردن نوشتن متن با حروف بزرگ است. در اینترنت مجموعه ای از کلمات نوشته شده با حروف بزرگ به نام "فریاد عبارات" و از جمله عبارات اغلب حمل یک رنگ منفی است. گیرنده در هنگام خواندن نامه کسب و کار الکترونیکی را می توان یک فونت منفی که مخل به درک معنای خواهد بود. در صورتی که نامه کسب و کار به تاکید بر اهمیت یک نقطه، استفاده بهتر از عبارات مقدماتی، برای مثال، "لطفا توجه داشته باشید که شما نیاز به ارائه یک بسته از اسناد برای گسترش قرارداد بعد از 2017/10/02 سال،" و یا "لازم است لطفا توجه داشته باشید که این اسناد گسترش قرارداد باید قبل از سال 2017/10/02 کنید. "

لازم نیست برای انتقال اطلاعات حساس از طریق ایمیل

برای انتقال اطلاعات شخصی و یا محرمانه بهتر است به کنار گذاشتن حساب های ایمیل، به عنوان یک خطر رهگیری توسط اطلاعات هکرها برای استفاده برای مقاصد خود وجود دارد. چنین اطلاعاتی ممکن است عبارتند از: شماره تلفن، رمز عبور کارت های اعتباری، حساب های بانکی شخصی، و غیره این مهم است که به یاد داشته باشید که اطلاعات بر روی سرور عامل ایمیل و در مورد هک کردن می توان به سرقت رفته ذخیره شده ...

در این نامه لزوما باید امضای فرستنده باشد

همانطور که قبلا ذکر شد، هر ایمیل فرستاده شده باید امضای عینیت داشته باشد. اغلب صندوق های پستی توسعه دهندگان معرفی بلوک امضا، که در آن شما می توانید داده های خود را در موقعیت، نام و شماره تلفن تماس را وارد کنید. پس از آن، واحد به طور خودکار در پایان هر ایمیل، که تایپ کردن ساده نمایش داده خواهد شد. این مهم است که برای ایجاد یک امضای که گیرنده بتواند پاسخ با حرف آدرس درست به فرستنده بود. نمونه ای از یک امضای ممکن است مانند این: "با احترام، سر از فروش پتروف نیکولای الکساندروویچ، 79810000000."

نتیجه گیری، آن را باید به ذکر است که به منظور درک چگونگی انجام مکاتبات تجاری از طریق پست الکترونیکی، لازم است که به منظور توسعه عناصر اضافی و پیچیده است. این فقط باید به قوانین اساسی از قوانین و مقررات چوب و قواعد زبان روسی احترام بگذارند.