نیاز به شواهد مستند از تصمیم گیری های در شرایطی که آنها در مجموع گرفته لازم ساخته شده است. در اغلب موارد برای رفع این دوره از وقایع استفاده شده است این نوع از داده های ضبط به عنوان پروتکل.
کلمه "پروتکل" دارای معانی مختلفی است - می توان آن را نصب و روش در یک وضعیت خاص، و به درستی یک سند رسمی که شامل داده های توالی در طول بحث، مناظره و طراحی شده تصمیم گیری در جلسات، کنفرانس ها و جلسات. لطفا توجه داشته باشید که او دارای اشکال مختلفی است که به هدف خود متفاوت است. دقیقه از جلسه از مستاجران یک سند از یک دسته بندی تا حدودی متفاوت از است، برای مثال، گزارش مقامات تحقیق و یا سایر مراجع نظارتی.
نشست دائمی / جامعه دانشگاهی موقت (جلسه کمیته سهامداران، مستاجران، هیئت مدیره) به اسناد و مدارک الزامی است. بسته به تصمیم گرفته شده توسط رئیس سازمان یا گروه، دقیقه از این جلسه می توان به صورت کامل (رکورد کامل از سخنرانی، بحث، پرسش و پاسخ) و یا به شکل خلاصه انجام شده است. به عنوان یک قاعده، در طول دبیر جلسه و یا دیگر فرد مسئول یک رکورد از همه چیز که اتفاق می افتد را نگه می دارد، جمع آوری مرتبط ارائه به شرکت کنندگان، و سپس آنها را به یک سند واحد به ارمغان می آورد.
با توجه به الزامات مقاله رسمی، که آنها در استاندارد دولت حاکم بر سیاست های درست تعیین شده است. به عنوان مثال، در دقیقه از این جلسه از صاحبان و یا مستاجرین از نمایندگان گروه ها و سازمان های دیگر، علاوه بر نام سند و سازمان، تاریخ از این رویداد و در دستور کار باید نشان داده شود داده ها از رئیس، دبیر، و احزاب حضور.
خلاصه ای از طرح اطلاعات به شرح زیر است: بازی - ساخته شده (و) - تصمیم گرفته / موافقت کرد. دقت از مجموعه داده است امضای رئیس و دبیر پاراف. اگر لازم باشد، شرکت کنندگان در جلسه ممکن است به عنوان یک کپی کامل از دقیقه، و همچنین گزیده ای از هر بخشی از آن به دست آورد.
برخی از تفاوت های ظریف از داده اطلاعات یک سند که نشان دهنده جمعیت جمعی برای جلسات، در آپارتمان زندگی است. در این مورد، جلسه مالکان پروتکل در حال ساخت شوید که داده ها در فرم از این رویداد (تجمع واقعی مردم یا رای گیری غایب در دستور کار)، آدرس واقعی و مساحت شی گفت جدا شده، تعداد کسانی رای گیری حاضر و متعلق به آنها است.
علاوه بر این، نرم افزار الزامی به سند یک لیست از نام خانوادگی از شرکت کنندگان (یا نمایندگان آنها) است، با تعداد آپارتمان ها، در اختیار داشتن. اگر از نظر ساکنان غیابی دریافت شد، در لیست اضافی نه تنها باید بر روی داده ها انسان تصمیم گیری های خود را در تمام مسائل در دستور کار مشخص، بلکه. همچنین، آن را نیز باید شامل اطلاعات در مورد سند، تایید حق مالکیت و یا در اختیار داشتن یک مکان خاص در بخشی از خانه، و همچنین به عنوان اراده هر شهروند برای موارد مشخص شده در دستور کار اشکال روشن و پذیرفته شده (موافق، مخالف، پرهیز). فقط تحت این شرایط، ساکنان جلسه معتبر خواهد بود.