قانون, پیروی از مقررات
مدیریت مدارک و مدیریت اسناد چیست؟
موفقیت در کسب و کار بستگی به سازمان مناسب آن است. هر دو مدیران و کارکنان باید که چنین کارهای اداری آگاه باشند. به ویژگی های آن چیست، چه نوع وجود دارد، و چه مقررات باید به حساب در سازمان از گردش کار گرفته شده است؟
چه مدیریت مدارک است
هر سازمان، صرف نظر از مالکیت و ویژگی ها، ایجاد در این دوره از کسب و کار انواع کاغذ. این می تواند هر دو سفارشات و نامه ها، و گزارش. همه آنها متعلق به اسناد و مدارک اداری و سازمانی.
دفتر کار - یک فعالیت برای ایجاد اسناد سازمان، انجام شده توسط قوانین و الزامات خاص است. اغلب در کار در این بخش اختصاص کارکنان اختصاص داده شده، اشتغال. در شرکت های کوچک تابع وزیر را می توان در قرار داده شده تقریبا هر کارمند.
اگر شما درک ماهیت اصطلاحات (چه کارهای اداری)، روشن می شود که منشاء کلمه. این، بالاتر از همه، تثبیت بر روی حامل مواد از اطلاعات رسمی. در طی این فرآیند ایجاد اسناد اداری و سازمانی، که پس از آن آغاز اقدامات خاصی است.
اصطلاح "روحانی" ظاهر شد، برای یک مدت طولانی، اما تنها در اواسط قرن گذشته، رسما شکل گرفت، که در قوانین و مقررات در سطح کشور ثابت شده است.
مدیریت اداری و مدیریت اسناد - آنچه در آن است؟
سازمان نمی تواند به طور مستقل از قانون وجود داشته باشد. این است که همیشه مدیریت مدارک و مدیریت اسناد. آنچه در آن است، چه ویژگی های کاغذ انتقال، چگونه آنها را به ترتیب؟ منشی، بایگان، کارکنان بخش پرسنل: این مسائل توسط متخصصان حل شده است.
مکاتبات کسب و کار شامل اطلاعات تعمیر در یک محیط مشهود ایجاد یک کاغذ و یا ابزار الکترونیکی. در پایه آن ساخته شده است سازمان گردش کار - جنبش سفارش یا نامه ای از ایجاد آن به اعدام و ارسال آرشیو یا تخریب.
همانطور که به جای از مقالات کسب و کار با توجه به کارکنان و مدیریت از سند سازمان به خارجی و داخلی تقسیم شده است. از منبع را در راه به دستور رو به جلو بستگی دارد، حروف.
سازمان اسناد داخلی شامل مراحل زیر است:
- ایجاد سند پروژه؛
- هماهنگی؛
- پیش نویس امضای، قرار دادن پایین تاریخ و سند تعداد ثبت نام؛ از لحظه ثبت نام شده محسوب رسما منتشر شده و برای اجرای پذیرفته؛
- به عاملان و نظارت؛
- اجرای دستور؛
- ثبت نام از اجرای اسناد برای ذخیره سازی، بسته به زمان و ضرورت؛
- نابودی اسناد کسب و کار با منقضی شده و یا طراحی آنها برای آرشیو.
مراحل سند خارجی به عنوان یک کل مشابه هستند، اما چند تفاوت وجود دارد:
- اسناد از خارج به این شرکت ارائه شده است. در این مقاله می تواند پدر و مادر و کودک، شاخه، مقررات از مقامات از مقامات رسمی، احکام دادگاه، نامه از شهروندان است.
- همه دریافت در سازماندهی اسناد کسب و کار نیاز به تحمل روند ثبت نام. این تایید می کند که آنها را تحت کنترل قرار گرفته است.
- گام بعدی این است برای کار با سند، معرفی و یا عملکرد مورد نیاز.
- اگر لازم باشد، پاسخ رسمی ساخته شده است.
- آخرین مرحله - نقاشی بر روی ذخیره سازی طولانی و یا آرشیوی، و تخریب آنها.
علاوه بر این، با توجه به مدیریت سازمان انواع پرونده های زیر است:
- به سمت بالا - از برده به حاکمان (یادداشت های توضیحی)؛
- رو به پایین - از مدیریت به کارکنان (سفارشات)؛
- افقی - بین موقعیت برابر (اعمال، پروتکل).
در تمام مراحل سند در حرکت در مجلات خاص ثبت شده است. آنها را می توان به روش های مختلفی انجام می شود:
- ثبت از اسناد جنبش؛
- کارت های اسناد؛
- سند الکترونیکی در اکثریت قریب به اتفاق سازمان مشترک است.
ویژگی های دادگاه
بسیاری تعجب می کنم چه کارهای حقوقی، و چگونه آن را از کل متفاوت است. دادگاه - این یک مجموعه ای کمی متفاوت از اسناد و شواهد است. ذخیره سازی و جنبش مناسب شفافیت نظام قضایی فراهم می کند. روحانی دادگاه، بر خلاف سازمانی ممکن است داوطلبانه. این است که توسط افراد مجاز انجام و به شدت کنترل شده. برای او، نظارتی و به خوبی تمام مراحل به ویرانی تعریف شده است.
توابع از وزیر
بسیاری از کارکنان این شرکت ایده بسیار مبهم از آنچه کاغذ بازی و تشریفات اداری. برای این وزیر همان - فعالیت حرفه ای است.
کار دبیرخانه انجام وظایف اساسی مدیریت اسناد است. شکل و ویژگی های سازمان کار کسب و کار خدمات نگهداری سوابق را به این نوع تقسیم می شوند:
- متمرکز - تمام منشی در همان بخش و کارمند موضوع رئیس یا دبیر ارشد می باشد.
- غیر متمرکز - منشی و کارکنان انجام وظایف خود، در سراسر بخش از سازمان و موضوع را به مافوق متفاوت است.
- مخلوط - آن را بیشتر در سازمان های بزرگ رایج است.
ویژگی های سند شرکت به طور مستقیم در آنچه از دبیرخانه به تصویب رسید بستگی دارد.
آموزش در دفتر کار
صرف نظر از اندازه و شکلی از مالکیت، در هر سازمان باید یک عمل هنجاری تنظیم جنبش از اسناد می شود. چیست آموزش در مدیریت پرونده، و چگونه به؟ این مسئله باعث نگرانی نه تنها به منشی بلکه در میان رهبران.
آموزش در دفتر کار - این آیین نامه داخلی سازمان تایید شده توسط سفارش و یا آموزش به کتابچه های راهنمای، عمل دائمی است. آن را هجی کرد همه مراحل عبور از سند، فهرست پست، که امضا می توانید اسناد رسمی، نمونه طراحی ارائه شده، شاهد و فرم ها می باشد.
نگهداری سوابق
در سازمان های کوچک با سطح پایین از سند (کمتر از 200 در سال) هیچ شکی نیست که این رکورد نگه داشتن است. همه چیز تصمیم گرفته می شود نیروهای کارکنان خود، و یا حتی سر.
اگر تعهدات نگهداری سوابق برای کارمند مستقیم نیست و در قرارداد کار خود ذکر نشده، به صدور فرمان تفویض اختیار به وظایف خود عمل کنند لازم است. این سند باید جزئیات به رنگ وظایف اضافی، مسئولیت و جبران خسارت.
ویژگی سوابق کارکنان
اگر سازمان شما یک کارمند، مطمئن شوید که شما اسناد اشتغال ایجاد کنید. سوال برون سپاری که منابع انسانی، به ویژه برای شرکت های با تعداد کمی از کارکنان مهم است.
برون سپاری منابع انسانی - برای اطمینان از حرکت از اسناد خاص مربوط به اشتغال کارکنان. گروه پرسنل - معمولا، این وظایف انجام شده توسط یک واحد ویژه انجام شده است. عملکرد آنها شامل پذیرش، پردازش و ذخیره سازی اسناد HR. از جمله پردازش اطلاعات شخصی که محرمانه است.
پرسنل اداری معمولا به طور جداگانه از انطباق کلی با قوانین از ویژگی های حفظ حریم خصوصی و ذخیره سازی انجام شده است.
بهینه سازی دفتر
با وجود رشد سریع فن آوری دیجیتال، بسیاری از سازمان ها به سختی به بهینه سازی گردش کار. همچنان به رهبری مکاتبات کاغذی قدیمی و انجام سیاهههای مربوط به طور منظم.
این توجه به دو عامل است:
- مقاومت در برابر نوآوری کارکنان شرکت؛
- عدم تأمین منابع مالی.
مدیران باید به یاد داشته باشید که بهینه سازی گردش کار با سرمایه گذاری قابل توجهی قابل توجه می دهد اثر اقتصادی.
Similar articles
Trending Now